4 formas de organizar un gran evento

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4 formas de organizar un gran evento
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Anonim

Organizar un gran evento puede resultar abrumador al principio. Desde la comida hasta el lugar, ¡hay tantas cosas que debes considerar! Afortunadamente, organizar un evento es mucho más fácil si te das el tiempo y el espacio suficientes para realizar tus tareas de una en una. También ayuda si tiene algunos compañeros de trabajo o amigos que lo ayuden con ciertas tareas. ¡Sin embargo, valdrá la pena cuando vea las sonrisas en los rostros de sus invitados cuando entren al lugar en el gran día!

Pasos

Método 1 de 4: Establecer su presupuesto y encontrar un lugar

Organizar un gran evento Paso 1
Organizar un gran evento Paso 1

Paso 1. Determine cuántos invitados tendrá en el evento

Haga un recuento de la cantidad de empleados que tendrá en un evento corporativo o haga una lista de todos los amigos que está invitando. Si vende entradas para un evento abierto, calcule cuántas personas de la zona podrían estar interesadas en función del tamaño de eventos similares que haya visto. Una vez que tenga una idea de cuántas personas pueden asistir, tendrá una idea del tamaño que debe tener el lugar.

Si está organizando una exhibición de autos o una conferencia, la cantidad de personas que asistan dependerá de cuántos oradores, empresas o proveedores pueda incluir. Es posible que desee presupuestar y comenzar por ahí primero

Organizar un gran evento Paso 2
Organizar un gran evento Paso 2

Paso 2. Comience a planificar los detalles del evento con 6-12 meses de anticipación

Puede llevar mucho tiempo encontrar un lugar, averiguar quién está preparando el catering y dar tiempo a sus invitados para responder a las invitaciones. Dado que la planificación de eventos no es su trabajo de tiempo completo, debe tener un colchón para resolver todas estas cosas. Incluso para un evento más pequeño, tómese al menos 6 meses para planificar. Los eventos masivos pueden requerir al menos un año de planificación.

  • Si solo está invitando a 25-100 personas, necesita menos tiempo para prepararse. Tómese al menos 6 meses para encontrar el espacio y los proveedores adecuados.
  • Si dedica todo su tiempo a planificar el evento y no tiene restricciones presupuestarias, posiblemente pueda organizar un gran evento en 2-3 semanas después de encontrar un lugar. Sin embargo, la realidad es que la mayoría de la gente organiza un evento en su tiempo libre y lo toma una pieza a la vez.
Organizar un gran evento Paso 3
Organizar un gran evento Paso 3

Paso 3. Cree una lista de tareas pendientes o un cronograma para mantenerse organizado

Crear una lista de tareas para su evento es la mejor manera de asegurarse de no olvidar algo. Si va a solicitar ayuda para planificar (lo que debería), cree un documento que se pueda compartir o una lista maestra a la que todos tengan acceso. Mantenga todos sus recibos, depósitos y documentos en una sola carpeta con su lista de tareas pendientes en la parte superior para mantenerse organizado.

Propina:

Una línea de tiempo es útil si está programando un evento en el que está vendiendo boletos, ya que es posible que necesite parte de los ingresos para cubrir depósitos o proveedores. Guarda las cosas más fáciles para el final. Por ejemplo, probablemente puedas comprar decoraciones un mes antes del evento.

Organizar un gran evento Paso 4
Organizar un gran evento Paso 4

Paso 4. Establezca su presupuesto antes de solidificar los detalles del evento

Revise sus finanzas personales o siéntese con su personal o familia y determine cuánto dinero puede gastar en el evento. Si está planeando un evento con otras personas, aborde este tema desde el principio para que todos estén en sintonía con respecto a cuánto dinero puede gastar.

  • No confíe demasiado en la venta de entradas, las donaciones o la ayuda. Cuanto más pueda cubrir con anticipación, mejor.
  • Si está organizando un evento comunitario o de caridad, comuníquese con empresas locales para encontrar patrocinadores.
  • El presupuesto debe basarse en qué tan grande es el evento y qué tan extravagante desea ser. Se puede organizar una pequeña fiesta en un lugar discreto por $ 300-400. Una conferencia masiva con varios oradores en un elegante salón de banquetes en el centro de la ciudad puede costar entre 80.000 y 100.000 dólares.
Organizar un gran evento Paso 5
Organizar un gran evento Paso 5

Paso 5. Póngase en contacto y visite los lugares para encontrar un espacio para su evento

Busque en línea para encontrar lugares en su área. Dependiendo de su evento, es posible que desee considerar lugares para bodas, museos, salones de banquetes, hoteles o espacios universitarios. Póngase en contacto con lugares que parezcan prometedores para hacer un recorrido por su espacio y averiguar cuál es su disponibilidad. Una vez que encuentre un espacio que se vea bien y esté disponible en su período de tiempo, bloquee la fecha pagando el depósito.

  • Deberá pagar un depósito para guardar la mayoría de los espacios. Suele ser entre el 15% y el 30% del precio total. Sin embargo, esto difiere de un lugar a otro.
  • Para un evento comunitario que sea adecuado para los niños, comuníquese con las iglesias, escuelas y centros comunitarios locales. Estos lugares a menudo ofrecen el espacio de forma voluntaria o lo alquilan por poco dinero.
  • Algunos lugares harán toda la decoración y el catering por ti. Esta es una excelente opción si está buscando reducir el trabajo.

Método 2 de 4: Seleccionar un tema o una agenda

Organizar un gran evento Paso 6
Organizar un gran evento Paso 6

Paso 1. Elija el formato según el objetivo del evento

Si el objetivo es celebrar a sus empleados, probablemente prefieran bailar, beber y escuchar música. Si está tratando de crear conciencia sobre una causa benéfica, probablemente se beneficiará de un orador principal o un panel para hablar sobre el tema. Elija el formato del evento según lo que esté tratando de lograr.

  • Su objetivo puede ser entretener, informar, ganar dinero o difundir la conciencia. Depende completamente de lo que intente hacer.
  • Los proveedores que elija en última instancia dependerán del formato. Es probable que pueda buscar una pequeña empresa para vender comida en una feria comercial, pero tendrá que comprar la comida usted mismo para una fiesta de celebración.
Organizar un gran evento Paso 7
Organizar un gran evento Paso 7

Paso 2. Incluya un tema si el evento es recreativo o educativo

Un tema no es un requisito, pero es posible que desee enfatizar un tema o una idea específicos para guiar el marketing, la decoración y el formato del evento. Un tema también le da a su invitado una idea sobre qué esperar en un evento. Ponga el nombre del tema en sus invitaciones y materiales de marketing.

  • Tu tema no tiene por qué ser complicado. Puede ser algo tan simple como "Celebrar a los empleados" o "Un trabajo bien hecho".
  • Un tema para un evento educativo podría ser "Poder en el aprendizaje", mientras que un evento benéfico podría tener un tema como "Luchar contra el cambio climático".
Organizar un gran evento Paso 8
Organizar un gran evento Paso 8

Paso 3. Cree una agenda o programa de actividades para el evento

Una vez que tenga una idea de cómo se verá su evento, puede comenzar a elaborar un cronograma real para el evento en sí. Establezca un horario para la cena, los discursos, el baile o la hora del cóctel. Decide si quieres incluir vitrinas o premios. No necesita una agenda establecida para algo como una fiesta, pero para cualquier evento formal probablemente deba haber un horario.

  • Para algo como una boda, la agenda será bastante sencilla: ceremonia, hora del cóctel, cena y baile. Sin embargo, tienes mucha más libertad para eventos más abiertos.
  • Si es una exhibición de autos o una fiesta, no es necesario que tenga un horario, ya que los invitados podrán entretenerse. Sin embargo, depende completamente de ti.
  • Está bien si su agenda inicial cambia a medida que se desarrollan las cosas. Se trata más de crear un sentido de cómo se verá el evento.

Método 3 de 4: invitar invitados

Organizar un gran evento Paso 9
Organizar un gran evento Paso 9

Paso 1. Diseñe e imprima invitaciones para un evento formal

Para un evento formal cerrado, se espera que envíe invitaciones formales. Diseñe la invitación usted mismo o contrate a un diseñador para que lo haga por usted. Incluya la fecha, el lugar, el código de vestimenta, las limitaciones de los invitados y cualquier otra información clave que sus invitados necesiten. Obtenga las invitaciones impresas profesionalmente y envíelas por correo con al menos 3 a 6 meses de anticipación.

Imprima también los sobres si desea un aspecto más profesional

Organizar un gran evento Paso 10
Organizar un gran evento Paso 10

Paso 2. Envíe e-vites o invitaciones básicas para una fiesta o reunión relajada

Si no es un evento serio y solo estás reuniendo a mucha gente para una fiesta, tienes mucha libertad para invitar a la gente. Puede diseñar invitaciones en papel si lo desea, o enviar una simple evite en línea. También puede dejar que las personas sepan individualmente a través de un mensaje de texto si es solo para 50-100 personas.

Organizar un gran evento Paso 11
Organizar un gran evento Paso 11

Paso 3. Utilice las redes sociales para atraer al público a un evento abierto

Si alguien puede venir o está vendiendo entradas, enviar invitaciones en papel es una forma ineficaz de hacerlo. En su lugar, cree un evento de Facebook y publique el evento en sus otras plataformas de redes sociales. Comparta públicamente las publicaciones y anime a sus amigos y familiares a hacer lo mismo.

Si está atrayendo a un área o grupo demográfico específico, coloque folletos o carteles por toda el área. Esta es una buena idea para eventos universitarios o conciertos locales

Organizar un gran evento Paso 12
Organizar un gran evento Paso 12

Paso 4. Promocione su evento si vende boletos o contrata oradores

Para estos eventos, comuníquese con las estaciones de radio locales para ver cuánto costará hacer correr la voz. Coloque volantes si es para un evento del vecindario o de la universidad y considere publicar un anuncio en su periódico local. De esta manera, atraerá a la audiencia más amplia posible para lograr que se presenten más personas.

Para un evento comercial más grande, como un automóvil o una feria comercial, configure un sitio web para vender boletos y promocionar su evento. Considere anunciar su sitio web en las redes sociales o sitios web populares

Propina:

Fíjate si hay formas gratuitas de promocionar tu evento si es con fines benéficos. La radio y la televisión públicas a menudo compartirán los detalles de su evento de forma gratuita si es por una buena causa.

Método 4 de 4: Contratación de proveedores

Organizar un gran evento Paso 13
Organizar un gran evento Paso 13

Paso 1. Solicite ayuda para delegar las tareas restantes si es posible

Organizar un gran evento es mucho trabajo. Si es posible, reclute de 3 a 5 compañeros de trabajo, amigos cercanos o miembros de la familia para que se encarguen de algunas de las otras tareas. Asigne personas separadas para que se encarguen del catering, la decoración, las invitaciones, los oradores invitados o la música. Cómo delegar depende completamente del tipo de evento, pero separar el trabajo lo hará mucho más manejable.

Cuando elija en qué se concentrará personalmente, elija el elemento del evento que sea más importante. Para una conferencia, estos son probablemente los oradores. Para una boda, probablemente sea el fotógrafo, el catering y la fotografía. Realmente depende del tipo de evento que organice

Organizar un gran evento Paso 14
Organizar un gran evento Paso 14

Paso 2. Haga que el evento se adapte a su evento si dura más de 2 horas

Si su evento no durará más de 1 a 2 horas, puede omitir la comida. Para la mayoría de los eventos estándar, probablemente desee contratar un servicio de catering. Comuníquese con las empresas de catering y los restaurantes de la zona para encontrar a alguien que pueda manejar la cantidad de invitados que recibe. La mayoría de las empresas de catering también cubrirán el servicio y la presentación, lo que facilitará considerablemente las cosas.

  • Aún puede obtener catering para un evento más corto, pero muchas personas aparecerán planeando comer después o con la barriga llena antes de tiempo.
  • Es posible que deba contratar camareros por separado si desea beber alcohol en el evento.

Propina:

Cuando se trata de la cocina, elija algo que todos disfrutarán. Además, asegúrese de obtener alimentos que coincidan con el tono del evento. Un evento de gala no se verá bien con una pizza, mientras que una reunión familiar puede parecer un poco extraña con una elegante cocina francesa.

Organizar un gran evento Paso 15
Organizar un gran evento Paso 15

Paso 3. Contrate a un grupo de eventos para que se encargue de los muebles y el diseño si es necesario

Si alquila un espacio abierto que no viene con muebles, tendrá que alquilar los muebles y la decoración. La forma más sencilla de hacerlo es contratar a una empresa de eventos para que se encargue de la decoración, las mesas y las sillas. De lo contrario, tendrá que transportar y montar un montón de muebles usted mismo, lo que realmente puede ser una molestia.

  • Para conferencias más grandes, intente organizarlas en una universidad. Las escuelas suelen tener auditorios o muebles que puedes usar.
  • Si va a contratar proveedores para una feria comercial, pídales que traigan sus propios puestos, asientos y materiales, si es posible.
Organizar un gran evento Paso 16
Organizar un gran evento Paso 16

Paso 4. Reclute a un coordinador de eventos para que se encargue del día del evento

Puede hacerlo usted mismo si lo desea, pero será más divertido si disfruta del evento. Busque en línea o comuníquese con el lugar para obtener recomendaciones. Contrate a un planificador de eventos después de reunirse con ellos y entregue la información y los detalles del proveedor. Ellos se asegurarán de que su evento se desarrolle según lo planeado y resolverán cualquier problema que pueda surgir el día del evento.

Puede contratar a un coordinador de eventos para que haga todo lo que se enumera en este artículo por usted, pero tienden a cobrar miles de dólares según el tamaño de su evento

Organizar un gran evento Paso 17
Organizar un gran evento Paso 17

Paso 5. Consiga un DJ o una banda si quiere música en el evento

Si está organizando un foro o una conferencia, esto no es importante. Definitivamente necesitas un DJ o una banda si vas a organizar una boda, fiesta u otro gran evento. Busque en línea para encontrar un DJ o una banda con buenas críticas que actúe en su área. Reúnase con el DJ o la banda para ver el tipo de música en la que se especializan. Una vez que encuentre música para su lugar, asegúrelos para su cita.

  • Probablemente tendrás que pagar un depósito por el DJ o la banda; esto suele ser el 10-20% de su precio total.
  • Para las bodas, el DJ a menudo también trabaja como maestro de ceremonias.
  • Si el baile o la música no son un elemento clave del evento, considere compilar una lista de reproducción usted mismo. Elija algo suave como jazz, música instrumental o clásica. Deje que la lista de reproducción se ejecute y mantenga el volumen bajo durante el evento.

CONSEJO DE EXPERTO

Stefanie Chu-Leong
Stefanie Chu-Leong

Stefanie Chu-Leong

Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.

Stefanie Chu-Leong
Stefanie Chu-Leong

Stefanie Chu-Leong

Owner & Senior Event Planner, Stellify Events

Expert Trick:

I like connecting with new vendors in addition to big-name ones. New vendors are always willing to work with you, in hopes of a big breakthrough for themselves. They will work hard to accommodate to the music selection you need for the event, as long as it's within the scope of their style.

Organizar un gran evento Paso 18
Organizar un gran evento Paso 18

Paso 6. Contrata a un anfitrión y recluta oradores para un foro o conferencia

Puedes contratar a un anfitrión buscando en línea maestros de ceremonias profesionales o hacer que un amigo cercano que sepa hablar en público lo haga por ti. Si va a tener otros oradores, comuníquese con anticipación por correo electrónico para ver si están interesados en el evento. Para conferencias académicas, contactar a profesores o autores sobre el tema. Para eventos de networking, solicite la ayuda de personas que tengan éxito en su campo de negocios para dar discursos de apertura.

  • Haga un esfuerzo para comenzar con esto lo antes posible. Las personas pueden tardar algunas semanas en responder y es posible que muchos oradores potenciales no estén disponibles. Bloquee un host con anticipación para asegurarse de que este elemento crucial esté resuelto.
  • La persona que contrate para hablar en el evento depende completamente del tipo de evento que esté organizando. Puede quedarse con profesionales y expertos, o crear un panel estilo foro lleno de personas que buscan construir sus currículums o promover su trabajo.
  • Por lo general, debe pagar a los oradores si no se trata de un evento particularmente conocido. Sin embargo, si no cuenta con expertos conocidos, probablemente pueda salirse con la suya encontrando voluntarios.
Organizar un gran evento Paso 19
Organizar un gran evento Paso 19

Paso 7. Organice un servicio de transporte si traerá personas al evento

Esto es más importante si transporta personas desde fuera de la ciudad. Comuníquese con un servicio de limusina, transporte o taxi para organizar el transporte desde el hotel hasta el lugar. No tiene que hacer esto, pero es una excelente manera de asegurarse de que sus invitados encuentren el lugar y se sientan atendidos.

Puede contratar una flota de autobuses para ir y venir a un punto de recogida si organiza el evento en un gran salón de banquetes o estadio fuera de un área metropolitana

Consejos

  • ¡No olvide un guardarropa si va a organizar un evento durante los meses más fríos!
  • También puede preguntar a sus posibles invitados qué les interesaría comer o escuchar en el evento si desea recibir comentarios.

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