Cómo organizar y ejecutar un stand (con imágenes)

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Cómo organizar y ejecutar un stand (con imágenes)
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Anonim

Ya sea en una convención, festival o feria, tener un stand es una excelente manera de promover su producto, organización o causa. La planificación y la preparación son clave para dar la impresión de ser profesional y atraer la atención que se merece.

Pasos

Método 1 de 2: antes del evento

Organizar y ejecutar un stand Paso 1
Organizar y ejecutar un stand Paso 1

Paso 1. Busque el evento apropiado para su stand

Si puede asistir a un evento similar como miembro del público, hágalo. Observe lo que están haciendo otros presentadores. Traiga un bloc de notas y papel, tomando notas sobre lo que apreció en ciertas cabinas y lo que pensó que otras cabinas podrían haber hecho mejor. Mientras lo hace, tenga en cuenta a su audiencia. Las actividades, exhibiciones y obsequios para personas mayores son muy diferentes a las de los boomers, x-ers y otros grupos.

Organizar y ejecutar un stand Paso 2
Organizar y ejecutar un stand Paso 2

Paso 2. Regístrese temprano

Averigüe con anticipación lo que se requiere para ejecutar un stand en el evento al que desea asistir. Solicite y pague las tarifas por adelantado también.

  • Ahora es el momento de contactar a los organizadores del evento con cualquier solicitud especial. Si necesita iluminación o electricidad en su stand, por ejemplo, asegúrese de solicitarlo con mucha anticipación. Si necesita un sistema de sonido, refrigeración, acceso para vehículos o cualquier otra cosa además de su espacio designado, ¡solicítelo ahora mismo!
  • Si puede elegir entre las ubicaciones de los stands, elija la que tenga más tráfico. De lo contrario, trate de estar cerca de otros puestos o concesiones que atraigan el tipo de tráfico que desea.
Organizar y ejecutar un stand Paso 3
Organizar y ejecutar un stand Paso 3

Paso 3. Lleve un registro de todos los costos asociados con el evento, incluido el alquiler del stand, el viaje, el hotel, los obsequios, la comida, las tarifas, etc

Cuando termine el evento, querrá comparar su costo y resultados con otros eventos para decidir si desea regresar.

Organizar y ejecutar un stand Paso 4
Organizar y ejecutar un stand Paso 4

Paso 4. Haga reservas

Si debe viajar para llegar a este evento, reserve alojamiento, reserve vuelos y obtenga un auto de alquiler. Los eventos a gran escala pueden llenar por completo las instalaciones cercanas al lugar, así que asegure estos alojamientos tan pronto como esté seguro de que asistirá.

Organizar y ejecutar un stand Paso 5
Organizar y ejecutar un stand Paso 5

Paso 5. Reúna o produzca sus suministros

Sus suministros dependerán de la naturaleza exacta del evento y de lo que esté promocionando, pero considere lo siguiente:

  • Muestras y letreros. Como mínimo, tenga al menos un banner grande que indique claramente a quién o qué está promocionando. Las pantallas adicionales también pueden ayudar a informar a su audiencia. No espere que nadie lea grandes cantidades de texto mientras pasea por una cabina. En su lugar, utilice gráficos grandes y llamativos y guarde los detalles para sus folletos. Una apariencia uniforme entre sus diferentes pantallas ayudará a darle a su stand una sensación unificada y completa.

  • Obsequios. Una forma clásica de atraer gente a su stand es regalar algo. Las muestras de algo relacionado con su mensaje son ideales. Los artículos utilizables (bolígrafos, camisetas, bolsos) con su nombre e insignia impresos pueden actuar como recordatorios a largo plazo e incluso como anuncios ambulantes. Incluso unos pocos dólares en dulces o un plato de bocadillos pueden hacer que la gente se acerque.
  • Literatura. Si desea que las personas se comuniquen con usted y lo recuerden después del evento, planee distribuir tarjetas de presentación, volantes o folletos relacionados con su mensaje. Traiga más de lo que cree que necesitará.
  • Demostraciones. Si puede demostrar algo relacionado con su organización (como un producto o servicio) o mostrar los resultados de un proyecto o actividad exitoso, tráigalo para mostrarlo y contarlo. Mejor aún, permita que sus visitantes participen de alguna manera, tal vez probando lo que está promocionando.
  • Ocupaciones. Llévelos para atraer a la gente a su puesto. Sostener un dibujo para un premio más grande puede proporcionarle un cuenco lleno de información de contacto. Incluso si la actividad es un lanzamiento de bolsas de frijoles o un green portátil, puede atraer a las personas el tiempo suficiente para hablar con ellos y hacerles saber por qué estás allí.

  • Un dosel. Si su evento es al aire libre, un toldo portátil, una carpa o una glorieta es indispensable para mantener alejado el sol (o la lluvia). También te ayudará a lucir más oficial y profesional. Si puede combinar con los colores de su organización o simplemente ser de colores brillantes, ayudará a que su presencia sea mucho más notoria. Asegúrese de saber de antemano cuánto espacio le permitirá ocupar el evento.
  • Una mesa y sillas. Nuevamente, los organizadores del evento pueden proporcionarlos o no. Si no está seguro, pregunte.
  • Impermeabilización. Si la cabina está al aire libre, es posible que necesite pesas para sujetar papeles, clips o pinzas para la ropa para evitar que los manteles y los carteles se vuelen, etc. Por supuesto, también vístase para el clima que espera.
  • Amarres y herramientas. Si sabe que va a armar su propio stand, mesa o exhibidores, asegúrese de traer las herramientas que necesitará. Destornilladores, alicates y una llave ajustable pueden resultar útiles. Las tijeras, la cinta de embalaje, los imperdibles y la cuerda también son buenas ideas. Si no está seguro de lo que necesita para armar su stand, haga un ensayo con anticipación en casa o en la oficina en casa. Nota:

    Con las restricciones de aviación actuales, asegúrese de empacar las herramientas de ensamblaje en su equipaje facturado, no en su equipaje de mano, para evitar molestias. Nada peor que tener las herramientas que serán útiles en la feria para el montaje confiscadas debido a restricciones de seguridad.

  • Un carro o una plataforma rodante. Especialmente si se trata de un evento grande, no asuma que podrá estacionarse en cualquier lugar cerca de su stand. Una carretilla de mano o una plataforma rodante ayudarán a cerrar la brecha.
  • Luces. Si cree que necesitará luces, asegúrese de tener una fuente de electricidad para alimentarlas.
  • Agua. Hablará mucho y puede resultar costoso o inconveniente visitar las concesiones del evento.
  • Un vehículo lo suficientemente grande para llevar todo lo que necesita. Si necesita alquilar una camioneta o un camión, haga los arreglos necesarios con anticipación.

Organizar y ejecutar un stand Paso 6
Organizar y ejecutar un stand Paso 6

Paso 6. Obtenga ayuda

Si su stand está haciendo su trabajo, tendrá mucha gente con quien hablar durante el transcurso del evento. No intente convertirlo en un espectáculo para una sola persona. Incluso otra persona puede ayudarlo a mantener la compostura y la voz intacta. Si su stand es bastante popular, querrá ayuda solo para asegurarse de que todos los interesados tengan a alguien con quien hablar sin esperar en la fila. Si es posible, organice el horario para que la gente trabaje en turnos más cortos. Es agotador estar de pie durante largos períodos de tiempo y decir las mismas cosas una y otra vez.

Organizar y ejecutar un stand Paso 7
Organizar y ejecutar un stand Paso 7

Paso 7. Prepare su ayuda

Hágales saber qué están ofreciendo al público, a quién se acercan y cómo, dónde están las diversas instalaciones cercanas y cuándo llegar. Hablarán en nombre de su organización como expertos y se mostrarán más profesionalmente si están informados, incluso si son voluntarios.

Organizar y ejecutar un stand Paso 8
Organizar y ejecutar un stand Paso 8

Paso 8. ¡Vístase para el éxito

Trate de dotar de personal a su stand con personas atractivas que estén vestidas apropiadamente, pero que llamen la atención. Esto diferenciará su stand y su organización del laberinto de otros stands y lo hará parte del espectáculo.

  • Si su organización tiene un uniforme o incluso una camiseta, úselo y anime a sus colegas a hacer lo mismo. Las camisetas personalizadas son relativamente económicas de producir incluso en volúmenes reducidos.
  • Vístete igual. Incluso si simplemente acepta usar jeans y una camiseta del color de su organización, se verá más como si estuviera destinado a estar allí.
  • Vístete profesionalmente. Un traje de negocios demostrará que eres serio y le dará a tu mensaje mucha más influencia.
  • Use disfraces o vístase temáticamente. Si es un ambiente festivo, o su grupo es teatral, usar disfraces de payaso, vestidos de gala o sombreros grandes y tontos podría atraer mucha atención.
  • Utilice modelos de radios profesionales si es apropiado. Las personas atractivas que saben cómo "trabajar" con una multitud pueden ser una fuerza poderosa para llamar la atención sobre su stand y su organización. Asegúrese de utilizar personas profesionales que entiendan cómo comportarse correctamente.

Método 2 de 2: durante el evento

Organizar y ejecutar un stand Paso 9
Organizar y ejecutar un stand Paso 9

Paso 1. Llegue temprano

Tómese el tiempo suficiente para instalar el stand y examinar las instalaciones antes de que descienda la multitud. Estar completamente configurado tan pronto como se abran las puertas significa que no perderá el tiempo del evento jugando con pantallas o cajas en lugar de comunicar su mensaje.

Organizar y ejecutar un stand Paso 10
Organizar y ejecutar un stand Paso 10

Paso 2. Mire su stand desde afuera

Una vez que se haya instalado, salga y vea su stand desde el punto de vista de sus visitantes. ¿Son sus letreros claramente visibles desde las diferentes direcciones por donde se acercarán las personas? ¿Su stand es atractivo? ¿Tiene algún cabo suelto que distraiga a la vista?

Organizar y ejecutar un stand Paso 11
Organizar y ejecutar un stand Paso 11

Paso 3. Considere sus patrones de tráfico

¿Quiere estar detrás de una mesa con su audiencia al frente, o quiere la mesa en la parte de atrás de su stand para poder acercarse a las personas e invitarlas a entrar?

Organizar y ejecutar un stand Paso 12
Organizar y ejecutar un stand Paso 12

Paso 4. Sea amigable

Habla con tus clientes. Cuando se acerquen a su puesto, deles unos segundos y luego diga: "Hola". Lo más probable es que también digan hola. Luego sonríe y cuéntales sobre tu stand. A veces, si comienzas a hablar de otra cosa, como lo lindo que es el día o lo lindo que el niño que tienen con ellos, los distraerá de tus manualidades. Cuando esté llamando a todo, puede hablar sobre estas cosas. Recuerda sonreír y decir "¡Gracias, vuelve!" También entrégueles una tarjeta de presentación si tiene una e infórmeles dónde estará a continuación.

Organizar y ejecutar un stand Paso 13
Organizar y ejecutar un stand Paso 13

Paso 5. Transmita su mensaje

Independientemente de cómo atraiga a la gente, asegúrese de que salgan de su puesto con una comprensión básica de por qué está allí.

Organizar y ejecutar un stand Paso 14
Organizar y ejecutar un stand Paso 14

Paso 6. Pregunte a la gente sobre sus intereses

Los involucra en la conversación y le dice en qué dirección ir con su discurso, ya sea informativo, comercial o en algún punto intermedio.

Organizar y ejecutar un stand Paso 15
Organizar y ejecutar un stand Paso 15

Paso 7. Distribuya su volante, folleto u otro folleto

Estos elementos recordarán a las personas sobre su organización, su información de contacto y su mensaje después de que la emoción y la actividad de un evento hayan terminado.

Organizar y ejecutar un stand Paso 16
Organizar y ejecutar un stand Paso 16

Paso 8. Intercambie información de contacto

Dígales a los visitantes interesados cómo pueden hacer un seguimiento y cómo lo hará usted. Luego, asegúrese de que alguien de su organización haga un seguimiento de inmediato. Mantenga un registro de la fuente de clientes potenciales para que pueda comparar la efectividad relativa de un evento con otro.

Organizar y ejecutar un stand Paso 17
Organizar y ejecutar un stand Paso 17

Paso 9. Limpie su propia área

Póngase en el lugar del personal para un evento o lugar a gran escala. Luego, desmantele su propio stand al final del evento y asegúrese de que cualquier basura o escombros sobrantes lleguen a la basura. Es de buenos modales y le ayudará a mantener a los organizadores del evento y al personal del lugar de su lado para la próxima vez.

Organizar y ejecutar un stand Paso 18
Organizar y ejecutar un stand Paso 18

Paso 10. Escriba sus experiencias

Si alguna vez volverá a tener un stand, esta vez tome algunas notas sobre sus experiencias. Escriba lo que trajo, lo que debería traer la próxima vez, lo que podría haber hecho sin él. Escriba lo que fue efectivo y lo que no, y cualquier otra cosa que haya aprendido de este evento. La próxima vez, puede usar sus notas para ayudar a que las cosas funcionen mejor. Si alguien más dirige el siguiente puesto, puede asesorarlo fácilmente sobre lo que ha aprendido.

Consejos

  • Refina tu presentación. Dado que probablemente se estará repitiendo a muchas personas diferentes, aproveche la oportunidad para ajustar y adaptar lo que está diciendo.
  • Traiga paños opacos para cubrir las superficies cada vez que deje el stand sin vigilancia, especialmente cuando salga por el día. De esta manera, si llega tarde, es mucho menos probable que le roben el producto, y las personas que quieran hablar con usted tienen un mensaje claro de que está temporalmente ausente y que no se irritarán tratando de ubicarlo cerca.
  • Use un par de zapatos tan cómodos como pueda. La mayoría de las instalaciones para convenciones tienen pisos de concreto; los de los extremos superiores cubrirán este piso con una fina capa de alfombra industrial. Sin relleno. No ceder. Después de uno o tres días de pie y caminando, la elección incorrecta de zapatos puede causar dolor en los pies al final del evento.
  • Tenga expectativas racionales; no espere que porque está en un Show será el presentador más popular / importante de toda la sala. Los presentadores de "espectáculos" experimentados saben que un retorno de la inversión del 3-5% es un buen resultado. Significado: ganar aproximadamente el 5% de los gastos de su espectáculo (es decir, alquiler de espacio / stand, obsequios, gastos generales, viajes) es un buen retorno. Si está vendiendo un servicio, ese 5% aparentemente insignificante debería traer ganancias de ventas en el futuro.
  • Si distribuye información de contacto para su organización, hágalo con un plan en mente para responder consultas cuando lleguen durante las próximas semanas. Haga un seguimiento de inmediato para que las personas que se preocupan lo suficiente como para preguntar puedan formar una relación continua con su organización.
  • Cuando sea razonable, lleve equipo de respaldo, por ejemplo, monitores, proyectores, computadoras, red o equipo de A / V. El equipo puede estar disponible para alquilar en la ciudad cerca de estas instalaciones, pero por lo general a una prima exorbitante, como el 50% del precio minorista para el evento de tres días.
  • Mantenga las cosas que no forman parte de la apariencia del stand (la chaqueta que se quitó, una caja de cartón llena de volantes adicionales, etc.) fuera de la vista detrás de su mesa.
  • Actúa como si fueras parte del programa. Compórtate profesionalmente, usa tu mejor sonrisa de bienvenida y sé parte del evento durante su duración.
  • Pruebe diferentes enfoques para ver cuál funciona mejor y genera más interés. También ajuste su discusión a su audiencia. A medida que sepa que alguien es un recién llegado curioso o que ya está familiarizado con su organización, ajuste su presentación en consecuencia.
  • Consiga un puesto que se "junte". Algunos eventos se realizan en pueblos que son pueblos "sindicales" donde ni siquiera puede usar un destornillador en un evento y un representante sindical le cobrará una prima por sostener ese destornillador. En los casos en que deba pagar tarifas de "Unión", utilice una tarjeta de crédito.
  • Siempre haga una falda de tela alrededor de sus mesas, con cinta, alfileres o clips, para tener todo ese espacio de almacenamiento oculto debajo.
  • Divertirse. Si te gusta hablar con la gente, saldrá en tu presentación y te hará más accesible.
  • Coopere con los organizadores del evento, el personal del lugar y de seguridad y los stands vecinos. Es buena forma, buenos modales y puede ayudarlo a crear relaciones beneficiosas.
  • Considere llevar batidos nutricionales en botellas: la comida se marcará tan cara como el agua y se extenderá hasta el extremo frito del espectro. Una pequeña hielera es ideal para sus refrescos y se puede esconder debajo de la mesa. ¡Trae mentas y un espejo para revisar tus dientes! ¡Estás hablando con la gente!
  • Marque su equipo, visible e indeleblemente. No deje su stand o equipo sin vigilancia. Las historias de equipos costosos "caminando" en estos espectáculos, especialmente durante el caos de montaje y avería, son tan comunes que son un cliché. Asegure sus artículos de alto valor y, para el equipo particularmente susceptible de robo, por ejemplo, computadoras portátiles, considere llevarlos con usted a su habitación al final del día de espectáculos de varios días.
  • ¡Es una buena idea tener un amigo o socio contigo en un evento! Por si acaso necesitas correr a la tienda, ir al baño, etc.
  • Lea las reglas del evento y el lugar. Los eventos a gran escala se desarrollan mejor cuando todos hacen lo que les corresponde.
  • Haga coincidir sus actividades y obsequios con su público objetivo. ¿Está tratando de atraer a niños, profesionales o al público en general? ¿Su folleto o obsequio es adecuado para este propósito?
  • Lleve cajas de materiales de presentación con usted personalmente. Continúe, si puede; compruébalo si es necesario. Implemente copias de CD o DVD de presentación para varios miembros de su equipo, en caso de que una copia se pierda o un miembro del equipo se retrase. Es posible que pueda recibir envíos de emergencia de materiales que se le envíen durante la noche desde su oficina, pero pierde ese día del espectáculo y la entrega puede ser dudosa durante las convenciones. Si debe recibir la entrega, hágalo siempre en la habitación de su hotel, nunca en la instalación de la convención, donde debe pasar por la sala de correo de la instalación de la convención. Estas son las mismas personas que no le permitirán manejar su propio destornillador, vea arriba. Probablemente no verá su paquete antes del cierre de la feria, si es que lo envía alguna vez, a las instalaciones de la convención.
  • Comprueba tu obsesión inmediata por coleccionar objetos. Por alguna razón, en la energía del espectáculo, la décima alfombrilla de ratón, el juguete para apretar ejecutivo u otra basura con el logotipo corporativo pueden parecer atractivos, como todos los collares de plástico baratos y las monedas de hojalata de la tripulación de Venus … hasta que llegues a casa y termines tirándolo todo. Ahórrese el tener que transportarlo durante la semana; solo di no.
  • Asegúrese de mostrar las formas de pago que acepta en un lugar destacado. Si acepta efectivo, asegúrese de tener una caja de seguridad adecuada al alcance de la mano y venga preparado con mucho cambio en cada denominación. Además, asegúrese de depositar los billetes grandes inmediatamente después de terminar el día para garantizar una pérdida mínima si le roban la caja.

Advertencias

  • No dejes que tus sentimientos sean heridos por personas que no estén interesadas o que simplemente sean malas. Acepte todas las excusas débiles para no detenerse en su valor nominal y dirija su atención a la siguiente persona.
  • Las personas inevitables que quieren hablar contigo, contarte historias inapropiadas o acosarte casi siempre pueden ser descartadas si escuchas cortésmente por un corto tiempo, dándoles una frase firme al final de la conversación como "Bueno, ¡qué tal eso! ¡Que tengas un hermoso resto de tu día! ", y centrando toda tu atención en otra persona, o en reorganizar tus artículos. Interrumpa si es necesario. Su falta de atención en ellos casi siempre los hará desaparecer. Las personas verdaderamente malvadas necesitan una sonrisa educada, un firme "Señor, le agradezco sus ideas y debo dejarlo ir ahora". El paso final es "Entiendo que estos eventos retienen a los oficiales de seguridad", dijo lo suficientemente alto como para llamar la atención. Los propietarios de stands cercanos casi siempre se apresurarán a ayudarlo si las cosas se salen de control. Si un puesto cerca de usted se encuentra en esta situación, envíe a una persona para convocar a seguridad.
  • Las campanas y los silbidos pueden atraer a la gente, pero asegúrese de que no ahoguen lo que desea comunicar con su puesto.
  • No asuma que sus pertenencias estarán seguras en su puesto. Lleve consigo cualquier cosa valiosa cuando se vaya. Si es posible, evite dejar el stand desatendido mientras el público está presente. Cubra siempre las mesas con un paño no transparente antes de salir.
  • No todos los transeúntes se interesarán por su organización. En lugar de perder el tiempo tratando de arrastrar a las personas que no están interesadas a su stand, simplemente déjelas pasar y acérquese al próximo visitante potencial.

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